Formatos universales

Como hemos visto en el capítulo anterior, nos conviene utilizar formatos universales para
compartir nuestros documentos.
Algunos de estos formatos son TXT, HTML y PDF.
El formato que utilicemos dependerá de varios factores: del tipo de texto; de si
queremos que el destinatario pueda modificar el texto o si, por el contrario, no
queremos que pueda modificarlo; si queremos incorporar elementos de
diagramación, estilos de fuente, alineación, etc, y muchos otros factores.
Básicamente, podemos utilizar estos formatos en las siguientes situaciones:

TXT: Si queremos compartir textos sin ningún tipo de diagramación.

HTML: Archivos con estilos de fuentes, columnas o imágenes pueden ser
creados exitosamente en formato HTML.
También es muy útil para crear documentos con enlaces o incluso varios
documentos enlazados entre sí.

PDF: Ideal para compartir documentos con un diseño más elaborado y si
queremos que se mantenga su aspecto original.
También es útil si no queremos que el documento sea modificado

Formato TXT

TXT es el formato de texto simple, también conocido como texto puro, texto plano o formato
ASCII.
Este es el formato más adecuado para compartir un texto que no requiera ninguna diagramación
debido a que es el más liviano, no lo afectan los virus y puede leerse sin problemas en cualquier
plataforma.
Es el formato básico y el ideal para escribir un texto y, luego, una vez que éste está terminado y
corregido, y si es necesario, podremos darle la diagramación que querramos utilizando un
procesador de textos, un editor HTML o un programa de maquetación.

Si utilizamos un procesador de texto para escribir pequeños textos o notas, sin ningún tipo de
diagramación, en lugar de un editor de texto simple, agregaremos los siguientes problemas:

• El archivo generado puede tener un tamaño varias veces mayor que un archivo con el

mismo texto escrito en texto simple.
Como ejemplo, este documento en texto puro ocupa 56 kb.
En un procesador de textos, sin imágenes ni diagramación, sólo el texto, ocupa 204 kb.
Casi 4 veces más.

• El archivo generado puede llegar a contener virus.

• Puede haber incompatibilidades con la versión del programa del destinatario o incluso

puede no ser leído.
Por eso mismo lo más aconsejable sería utilizar cada programa para lo que sirve, para lo que
mejor hace y utilizar el programa más conveniente para lo que queremos hacer.
Y para escribir textos que no tendrán ningún tipo de diagramación, lo más conveniente es utilizar
editores de textos.

Formato HTML

HTML es un formato muy recomendable cuando queremos enviar un texto con alguna
diagramación ya que es muy liviano y puede ser leído en cualquier plataforma utilizando un
navegador web.
Aclaración: no confundir con enviar mensajes de correo electrónico en formato HTML.
Nos estamos refiriendo aquí a crear documentos HTML y enviarlos como adjuntos.

• Utilizando un editor de código HTML

Hay varios programas gratuitos y muy buenos, como:

• Arachnophilia

http://www.arachnoid.com/arachnophilia/

• AceHTML

http://software.visicommedia.com/en/products/acehtmlfreeware/

• Utilizando un editor WYSIWYG

Los editores llamados WYSIWYG (What you see is what you get, “lo que ves es lo que obtienes”)
son los editores “visuales” donde en lugar de escribir código HTML insertamos directamente los
elementos (tablas, imágenes, formularios) y a medida que creamos el documento vamos viendo
el resultado final.

• Convirtiendo a HTML en un procesador de textos

Si no queremos utilizar un editor HTML, pero disponemos de un procesador de textos como Open
Office Writer o Microsoft Word, podremos hacer lo siguiente:

• En Microsoft Word:

abrimos nuestro archivo de Word, vamos a Guardar como y lo guardamos como “Página web”,
o lo que es mejor aun, “Página web, filtrada”, que eliminará todas las etiquetas de Word,
generando un documento bastante más liviano y con un código mucho más limpio.

• En Open Office:

abrimos el archivo en Open Office Writer, vamos a Guardar como y lo guardamos como
“Documento HTML”.

Formato PDF

“PDF es un formato de archivo universal que mantiene las fuentes, imágenes, gráficos y
apariencia de cualquier documento de origen, independientemente de la aplicación y plataforma
utilizadas para crearlo”, como lo define Adobe en su sitio web.
Es ideal para compartir y visualizar archivos sin perder el aspecto del documento original ya que
su uso está muy difundido entre la mayoría de los usuarios debido a que desde hace años existe
un visor, el Acrobat Reader, disponible en forma gratuita para todas las plataformas.

Pero hace un tiempo Adobe liberó el formato y ya hay varias aplicaciones gratuitas que crean
documentos PDF.

Algunas de ellas son:

PrimoPDF

http://www.primopdf.com

Cute
http://www.acrosoftware.com/Products/CutePDF/writer.asp

OpenOffice

OpenOffice es una excelente opción para compartir documentos, ya que nos permite crear o
convertir archivos en todos los formatos que, como ya hemos visto, son los más convenientes
para enviar por correo electrónico sin problemas a nuestros destinatarios.
Sin ir más lejos, este documento fue escrito, diagramado, y la versión PDF fue convertida a ese
formato, en OpenOffice.