Archivos de imagen

Algunos de los mayores problemas al enviar adjuntos por correo electrónico se los llevan las imágenes.

Si nuestro sistema operativo es Windows XP, podremos hacerlo utilizando su Asistente para enviar imágenes por correo electrónico.

Si no utilizamos este sistema operativo, podremos hacerlo con cualquier programa de edición de imágenes.

Existen incluso programas gratuitos destinados únicamente a la reducción de imágenes.

• JPEG (.jpg) (Joint Photographic Experts Group)

Formato de imagen con compresión con pérdida. Se puede obtener una gran

reducción en el tamaño del archivo, aunque a mayor reducción en el tamaño,

también será mayor la reducción de calidad. Es el formato más utilizado para

enviar fotografías por correo electrónico o incluirlas en páginas web.

• GIF (.gif) (Graphics Interchange Format)

Formato de imagen con compresión.

• PNG (.png) (Portable Network Graphics)

Formato de imagen con compresión sin pérdida. No debe pagar patentes. Es

aconsejado para reemplazar al formato GIF, que sí debe pagar patentes.

• BMP (.bmp) (Bitmap)

Sigla de Bitmap (mapa de bits). Formato de imagen sin compresión.

• TIFF (.tif) (Tag Image File Format )

Formato de imagen sin compresión.

Cómo reducir el tamaño de una imagen para enviarla por correo electrónico utilizando el Asistente de Windows XP

Windows XP dispone de un asistente para enviar imágenes por correo electrónico, que en unos

sencillos pasos crea una copia reducida sin modificar la imagen original.

Si estamos enviando una imagen en formato .jpg o .gif, se mantendrán los formatos.

Si estamos enviando un archivo .tif, .bmp o .png, además de reducir su tamaño, será convertido

a .jpg.

Y este archivo con qué se abre

Todos los archivos tienen, además de su nombre y el ícono que lo representa, una extensión que nos indica de qué tipo de archivo se trata (.exe es un archivo ejecutable; .jpg es un archivo de imagen).

Puede suceder que nos envíen archivos de formatos que no conozcamos y no sepamos entonces cuál es el programa que puede leerlo.

Para saber cuál es el programa que abre ese archivo podemos consultar algún diccionario de extensiones online, por ejemplo:

Diccionario de extensiones de archivos

http://www.glosarium.com/list/7/

Extensión no asociada con el programa correspondiente

Puede suceder también que tengamos el programa que abre ese archivo pero que la extensión no esté asociada a ese programa.

En este caso, el archivo se representará también con el icono

Lo que tendremos que hacer en ese caso es asociar esa extensión con algún programa capaz de leerla.

Formatos universales

Como hemos visto en el capítulo anterior, nos conviene utilizar formatos universales para
compartir nuestros documentos.
Algunos de estos formatos son TXT, HTML y PDF.
El formato que utilicemos dependerá de varios factores: del tipo de texto; de si
queremos que el destinatario pueda modificar el texto o si, por el contrario, no
queremos que pueda modificarlo; si queremos incorporar elementos de
diagramación, estilos de fuente, alineación, etc, y muchos otros factores.
Básicamente, podemos utilizar estos formatos en las siguientes situaciones:

TXT: Si queremos compartir textos sin ningún tipo de diagramación.

HTML: Archivos con estilos de fuentes, columnas o imágenes pueden ser
creados exitosamente en formato HTML.
También es muy útil para crear documentos con enlaces o incluso varios
documentos enlazados entre sí.

PDF: Ideal para compartir documentos con un diseño más elaborado y si
queremos que se mantenga su aspecto original.
También es útil si no queremos que el documento sea modificado

Formato TXT

TXT es el formato de texto simple, también conocido como texto puro, texto plano o formato
ASCII.
Este es el formato más adecuado para compartir un texto que no requiera ninguna diagramación
debido a que es el más liviano, no lo afectan los virus y puede leerse sin problemas en cualquier
plataforma.
Es el formato básico y el ideal para escribir un texto y, luego, una vez que éste está terminado y
corregido, y si es necesario, podremos darle la diagramación que querramos utilizando un
procesador de textos, un editor HTML o un programa de maquetación.

Si utilizamos un procesador de texto para escribir pequeños textos o notas, sin ningún tipo de
diagramación, en lugar de un editor de texto simple, agregaremos los siguientes problemas:

• El archivo generado puede tener un tamaño varias veces mayor que un archivo con el

mismo texto escrito en texto simple.
Como ejemplo, este documento en texto puro ocupa 56 kb.
En un procesador de textos, sin imágenes ni diagramación, sólo el texto, ocupa 204 kb.
Casi 4 veces más.

• El archivo generado puede llegar a contener virus.

• Puede haber incompatibilidades con la versión del programa del destinatario o incluso

puede no ser leído.
Por eso mismo lo más aconsejable sería utilizar cada programa para lo que sirve, para lo que
mejor hace y utilizar el programa más conveniente para lo que queremos hacer.
Y para escribir textos que no tendrán ningún tipo de diagramación, lo más conveniente es utilizar
editores de textos.

Formato HTML

HTML es un formato muy recomendable cuando queremos enviar un texto con alguna
diagramación ya que es muy liviano y puede ser leído en cualquier plataforma utilizando un
navegador web.
Aclaración: no confundir con enviar mensajes de correo electrónico en formato HTML.
Nos estamos refiriendo aquí a crear documentos HTML y enviarlos como adjuntos.

• Utilizando un editor de código HTML

Hay varios programas gratuitos y muy buenos, como:

• Arachnophilia

http://www.arachnoid.com/arachnophilia/

• AceHTML

http://software.visicommedia.com/en/products/acehtmlfreeware/

• Utilizando un editor WYSIWYG

Los editores llamados WYSIWYG (What you see is what you get, “lo que ves es lo que obtienes”)
son los editores “visuales” donde en lugar de escribir código HTML insertamos directamente los
elementos (tablas, imágenes, formularios) y a medida que creamos el documento vamos viendo
el resultado final.

• Convirtiendo a HTML en un procesador de textos

Si no queremos utilizar un editor HTML, pero disponemos de un procesador de textos como Open
Office Writer o Microsoft Word, podremos hacer lo siguiente:

• En Microsoft Word:

abrimos nuestro archivo de Word, vamos a Guardar como y lo guardamos como “Página web”,
o lo que es mejor aun, “Página web, filtrada”, que eliminará todas las etiquetas de Word,
generando un documento bastante más liviano y con un código mucho más limpio.

• En Open Office:

abrimos el archivo en Open Office Writer, vamos a Guardar como y lo guardamos como
“Documento HTML”.

Formato PDF

“PDF es un formato de archivo universal que mantiene las fuentes, imágenes, gráficos y
apariencia de cualquier documento de origen, independientemente de la aplicación y plataforma
utilizadas para crearlo”, como lo define Adobe en su sitio web.
Es ideal para compartir y visualizar archivos sin perder el aspecto del documento original ya que
su uso está muy difundido entre la mayoría de los usuarios debido a que desde hace años existe
un visor, el Acrobat Reader, disponible en forma gratuita para todas las plataformas.

Pero hace un tiempo Adobe liberó el formato y ya hay varias aplicaciones gratuitas que crean
documentos PDF.

Algunas de ellas son:

PrimoPDF

http://www.primopdf.com

Cute
http://www.acrosoftware.com/Products/CutePDF/writer.asp

OpenOffice

OpenOffice es una excelente opción para compartir documentos, ya que nos permite crear o
convertir archivos en todos los formatos que, como ya hemos visto, son los más convenientes
para enviar por correo electrónico sin problemas a nuestros destinatarios.
Sin ir más lejos, este documento fue escrito, diagramado, y la versión PDF fue convertida a ese
formato, en OpenOffice.

Archivos que conviene no enviar

Por Seguridad

• Archivos ejecutables

No es conveniente enviar archivos ejecutables (.exe) por correo electrónico.
Esto se debe a que muchos virus se distribuyen en ese formato.
Por otro lado, algunos servidores imponen bloqueos para determinados tipos de archivos, el .exe
entre ellos, con el objetivo de detener la entrada de virus

Tenemos que tener en cuenta, además, que cuando uno recibe un ejecutable no puede saber
qué es lo que hará ese ejecutable al abrirlo, con lo cual, un usuario precavido no instalará
cualquier cosa que le llegue por correo electrónico, aunque provenga de un conocido.
Por estas razones, si queremos recomendar a alguien un programa, es preferible siempre que le
enviemos los enlaces para descargarlo.
Y si es absolutamente necesario enviar ese ejecutable, porque no se encuentra disponible en
Internet para su descarga, tendremos que tomar todos los recaudos para que el archivo llegue y
el destinatario esté seguro de que puede abrirlo sin problemas:

• Que no sea de gran tamaño.

• Que no tenga virus.

• Que nos aseguremos de que no contiene programas parásitos u otros “daños colaterales”

• que puedan causarle problemas al destinatario.

• Que le avisemos de qué se trata y para qué sirve ese programa.

• Comprimirlo (con WinZip, por ejemplo)

Virus

Los virus son uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los usuarios de correo
electrónico.
Muchísimos virus se distribuyen a través de archivos adjuntos, algunos dentro de archivos
enviados por el propio usuario y otros se reenvían a sí mismos utilizando las direcciones
encontradas en la PC infectada.

Para ello, podemos seguir algunos consejos básicos

• Instalar un antivirus y actualizarlo todos los días.

• No abrir cualquier archivo adjunto que nos llega por correo electrónico, aunque provenga

de un conocido.

• Instalar todas las actualizaciones críticas del sistema operativo y el resto del software que

utilicemos.

Por Tamaño

El tamaño de los archivos adjuntos fue siempre uno de los mayores problemas a los que se
enfrentaron los usuarios de correo electrónico.

Los principales problemas relacionados al tamaño de los archivos adjuntos son:

• Casillas con capacidad de almacenamiento limitada

Hay servidores que tienen casillas con capacidad limitada. Si la casilla está almacenando varios
mensajes y nuestro archivo es mayor que la capacidad restante, no entrará.

• Límite en el tamaño de los mensajes

En algunos servidores hay restricciones para recibir mensajes mayores a 1 o 2 Mb. Si nuestro
archivo es mayor también rebotará.

• Pérdida de tiempo y dinero

Si el usuario dispone de una conexión lenta y se le envía un archivo de gran tamaño, perderá
tiempo y dinero para descargarlo.
Cuanto mayor sea el archivo, más tiempo y dinero insumirá.

• Descarga “trabada”

En ocasiones, un archivo de gran tamaño puede obstaculizar la normal descarga de los mensajes
a través de una conexión lenta.
Esto causa numerosos problemas al destinatario que deberá ingeniárselas y perder mucho
tiempo y dinero para intentar “destrabar” su correo.

Por Contenido

• Irrelevancia

Debido a la gran cantidad de mensajes que cualquier usuario recibe actualmente, es conveniente
no enviar mensajes con contenido irrelevante para el destinatario.
Si el mensaje irrelevante es un archivo de gran tamaño, mucho peor.
Si el archivo no es importante, necesario o interesante para el destinatario, puede ser una
molestia. Un archivo innecesario de gran tamaño será una gran molestia.
Debemos ser cuidadosos y enviar solamente mensajes que puedan ser importantes o
interesantes para el destinatario.

• Molestias graves, ofensas, situaciones incómodas

Hay gente, generalmente un conocido que se hace el gracioso, que se dedica a reenviar, en
archivos adjuntos, fotos pornográficas, chistes racistas, bromas de mal gusto, etc. que no siempre
pueden caerle bien a todo el mundo.

Por Formato

• Formatos propietarios

Un formato propietario es un formato propio de algún programa específico, cuyo código fuente no
está a disposición del público y en el cual el titular de los derechos no permite la copia,
modificación o estudio.
Si le enviamos a alguien un archivo creado con software propietario, y esta persona no dispone
del software para leerlo, no podrá ver ese archivo.
Por estas razones se hace absolutamente necesario enviar archivos en formatos universales, que
puedan ser leídos por todos.

Cuidados al recibir un archivo adjunto

• No abrir cualquier archivo

No abrir cualquier archivo adjunto que nos llega por correo electrónico sin saber de qué se trata,
aunque provenga de un conocido.

• Extensiones peligrosas

Sobre todo, tener cuidado con archivos adjuntos que tengan las siguientes extensiones:
.exe, .pif, .scr, .com, .vbs, .bat, .js, .dll, y otros.

• Cuidado con la doble extensión

Tener cuidado con archivos adjuntos con doble extensión.
Con seguridad se trata de un virus que intenta camuflar su extensión real agregando otra luego
del nombre del archivo y antes de la verdadera.

• Escanear el archivo antes de abrirlo

Si recibimos un adjunto que queremos abrir, lo más conveniente es guardarlo sin abrirlo en alguna
carpeta del disco rígido y escanearlo con un antivirus actualizado.

• Correo “trabado”

Si disponemos de una conexión dial up, y vemos que nuestro correo está tardando demasiado en
descargarse a nuestro cliente de correo POP3 (Outlook Express o Mozilla, por ejemplo) lo más
probable es que nos hayan enviado un archivo de gran tamaño.

• Visualizar los mails antes de bajarlos

- A través de Webmail
Si nuestro proveedor nos ofrece la posibilidad de acceder a nuestra casilla a través de webmail,
desde allí podremos ver de qué se tratan los mensajes y eventualmente eliminarlos para que se
“destrabe” la descarga

• Con software instalado en nuestro equipo

También podemos usar algún programa para visualizar los mails antes de descargarlos. Estos
programas también son muy útiles para eliminar la basura antes de descargar nuestro correo.

• Detener la descarga

Otra cosa que podemos hacer, en Outlook Express, es detener la descarga.
Cuando se “traba” la descarga de mails lo que sucede en Outlook Express es que los mensajes
que ya habían logrado descargarse, al iniciar nuevamente la descarga, vuelven a hacerlo.
Es decir, si tenemos 10 mensajes para descargar y logran bajar 3 pero la descarga se traba en el
cuarto, la próxima vez que lo intentemos no bajarán solamente los 7 que faltaban, si no que
volverán a descargarse los 10.

Cuidados a tener en cuenta

• Relevancia

Que el archivo sea importante para el destinatario.
Antes de enviar chistes, fotos, bromas o cadenas a todos los contactos, es conveniente primero
preguntarles si quieren recibirlos.
Tal vez no estén interesados o incluso les moleste recibir todos los días archivos con chistes,
fotos, bromas, etc.

• Gasto

Recordar que el envío y la descarga de mails insumen tiempo y dinero.
Cuanto mayor sea el tamaño del archivo adjunto, mayor será el gasto de tiempo y de dinero.

• Tamaño

No enviar archivos de gran tamaño ya que pueden generar muchísimos problemas

• Un mail para cada archivo

Si debemos enviar varios archivos grandes al mismo destinatario, conviene enviar un mail por
cada archivo.

• Virus

Asegurarnos de que el archivo salga sin virus, revisándolo con un antivirus actualizado

• Asunto

Como para cualquier otro mail, es necesario redactar un buen Asunto, pero si enviamos un
archivo es más importante ya que si el mensaje tiene un adjunto y el Asunto no es descriptivo,
posiblemente el destinatario, por seguridad, lo elimine sin abrirlo.

• No enviar el archivo solamente

No enviar el archivo adjunto solamente, sino saludar, firmar y colocar una leyenda en el cuerpo
del mensaje diciendo algo así como "adjunto te envío información sobre tal tema" para que el
destinatario esté seguro de que no se trata de un virus enviado en forma automática desde una
máquina infectada. Lo mejor es poner además el nombre del archivo.

• No enviar accesos directos

Tener cuidado de no enviar accesos directos en lugar del archivo original.

• No escribir el mensaje en un procesador de textos y enviarlo como adjunto

Hay usuarios que escriben 5 líneas en un procesador de textos y envían el archivo adjunto en
lugar de escribirlas directamente en el mensaje.

• Obliga al destinatario a abrir otro programa innecesariamente.

• Aumenta innecesariamente el tamaño del mensaje.

• Aumenta el riesgo de enviar virus.

• Aumenta las posibilidades de que el destinatario no pueda leer el mensaje, por no

• disponer del programa utilizado para escribirlo o por incompatibilidades entre diferentes

versiones del mismo.

• Datos a tener en cuenta en los archivos adjuntos

Problemas que se pueden ocasionar al destinatario y al remitente

Al destinatario

● Podemos enviarle virus.
● Podemos enviarle archivos que
quizás no pueda leer por no tener
instalado el programa correspondiente.
● Podemos enviar archivos de gran
tamaño que no lleguen a destino por
varias razones: porque la casilla del
destinatario está llena, porque el
mensaje es más grande que el límite
permitido por su servidor, o porque
dispone de una conexión lenta.
● Podemos hacerle gastar tiempo y
dinero al intentar descargar archivos
de gran tamaño con conexiones
lentas.
● Podemos llegar a bloquear la descarga
de sus mensajes al enviarle
archivos de gran tamaño.
● Podemos saturarlo con el envío de
cosas que no le interesan.

Al remitente

● Podemos enviar un archivo que
quizás no pueda ser leído por el
destinatario.
● Si nuestro envío rebota, seremos
nosotros quienes debamos perder
tiempo y dinero descargando nuevamente
el archivo que enviamos.
● Si constantemente le enviamos a una
persona archivos de gran tamaño o
que no le interesan, podrá molestarse
con nosotros.
Debido

Tono

Tono
Como dije al principio, en un mail podemos permitirnos un lenguaje más informal
que en una carta tradicional y obviar muchas otras formalidades.
A lo largo del día escribimos varios mails y tenemos que dirigirnos a tipos de lectores
muy diferentes: familiares, amigos íntimos, pareja, empresas, instituciones y
muchos otros "públicos" y no podemos escribir a todos en el mismo tono.
Tenemos que encontrar el tono adecuado para dirigirnos a cada persona.
Si escribís de esta manera:
"... NADA KE KERES DESIR CON KE EL PROGRAMA NO ANDA..."
para dirigirte a una empresa, lo más probable es que tu mail termine en la basura.
Por otro lado, no vas a dirigirte a tu pareja de la siguiente forma:
"Estimada Sra.
Saluda a Ud atte."
y tampoco podés escribirle a alguien a quien no conocés con la misma familiaridad
con la que le escribís a tus amigos.


> A lo largo del día
escribimos varios mails
y tenemos que dirigirnos
a tipos de lectores muy
diferentes.
Por eso, no podemos
escribir a todos en el
mismo tono.

• Consideraciones a tener en cuenta (citas, tonos)

Citas
Otro detalle a tener en cuenta cuando se escribe un mail es la inserción de citas
dentro del mensaje.
Por ejemplo, citas de un diario, un sitio web, un libro o de otro mail que está
circulando.
Es necesario establecer separadores al comienzo y al final de la cita para que el
lector sepa dónde comienza y dónde termina la misma y cúando vuelve a ser el remitente
el que escribe.
Cualquier separador es bueno. A mí me gusta usar éste:
----------------cut-------------------
cita
----------------cut-------------------
o simplemente éste:
--------------------------------------
cita
--------------------------------------
pero puede usarse cualquiera que delimite claramente la cita y la separe de nuestros
comentarios.
Puede ponerse incluso la cita entre comillas, aunque si hay comillas dentro de la
cita pueden confundirse.
Pero igualmente cualquier cosa es mejor que nada.
Si no ponemos estos separadores ¿cómo hace el lector para saber cuál es la cita
y cuáles son nuestros comentarios sobre la misma?
Veamos un ejemplo:
Incorrecto. No se sabe cuál es la cita y cuáles los comentarios del autor del mail.

Hola:
Te mando un comentario que leí en Rompecadenas y que
me parece muy interesante ;-)
Con un simple mail se puede hacer daño a mucha gente.
Además de saturar las casillas de correo que figuran
en estas cadenas, es muy fácil difamar y ensuciar a
personas, instituciones, programas de televisión, grupos
musicales, etc.
Las cadenas de mail están siendo utilizadas como
forma de difamar y ensuciar a competidores o simplemente
a alguien a quien le tenemos bronca.
Ultimamente se han visto muchos de estos casos.
Es un problema muy grave y que nos afecta a todos.
Esperemos no ser nunca víctimas de estas maniobras.
Saludos
Correcto. Puede advertirse claramente cuál es la cita y cuáles los comentarios del
autor del mail.
Hola:
Te mando un comentario que leí en Rompecadenas y que
me parece muy interesante ;-)

Con un simple mail se puede hacer daño a mucha gente.
Además de saturar las casillas de correo que figuran
en estas cadenas, es muy fácil difamar y ensuciar a
personas, instituciones, programas de televisión, grupos
musicales, etc.
Las cadenas de mail están siendo utilizadas como
forma de difamar y ensuciar a competidores o simplemente
a alguien a quien le tenemos bronca.

Ultimamente se han visto muchos de estos casos.
Es un problema muy grave y que nos afecta a todos.
Esperemos no ser nunca víctimas de estas maniobras.
Saludos
Por cierto, si vamos a citar un texto que está accesible en Internet, no es mala
idea además poner el enlace y en ocasiones si la cita es muy larga, tal vez convenga
enviar sólo el enlace explicando brevemente qué se encontrará allí para que sea el
destinatario el que decida si quiere verlo o no.
Esto es más necesario aún cuando queremos compartir con alguien un archivo
(música, foto, o lo que sea) que hay en la web.

Firma automática

Firma automática
Una buena opción para no olvidarnos de firmar un mail es configurar una firma
automática1.
Todos los programas de correo disponen de esta opción.
Aquí podremos poner nuestro nombre y apellido, cargo, nombre de la empresa si
fuera el caso, otras direcciones de mail, url de nuestra página web, etc.
Pero no es conveniente excederse demasiado. Con 4 o 5 líneas es más que suficiente.
Por ejemplo, mi firma automática es
----------------------------------------------
Eugenio Siccardi
http://www.rompecadenas.com.ar
----------------------------------------------
o también
----------------------------------------------
Eugenio Siccardi
Rompecadenas
http://www.rompecadenas.com.ar
Novedades x mail:
envia un mensaje en blanco a
rompecadenas-alta@eListas.net
----------------------------------------------
De esta forma me aseguro de que siempre mis mails salgan con mi nombre.
De paso, y como aconsejan los expertos en promoción y marketing online, la firma
constituye el método de promoción más básico, pero a su vez más efectivo2.
(1) Ver "Cómo configurar una firma automática" en mi Guía de uso del correo electrónico, pág. 26.
(2) Diccionario de email marketing, Alvaro Campuzano Campos, pág. 9.
[ E u g e n i o S i c c a r d i ] C ó m o e s c r i b i r u n m a i l 11
> Una buena opción para no
olvidarnos de firmar un
mail es configurar una
firma automática.
> Como aconsejan los
expertos en promoción y
marketing online, la firma
constituye el método de
promoción más básico,
pero a su vez más efectivo.

Estructura de un email

La estructura del mail

Un mail está compuesto por dos partes:

> Encabezado o Cabecera o Header
> Cuerpo o Body

El Encabezado incluye los siguientes datos:
De o From: Nombre y dirección del remitente.

Para o To: Dirección del destinatario.

Fecha o Date: Día y hora del mensaje.

Asunto o Subject: Breve descripción del mensaje.
Cuerpo
Es la parte del mail donde escribiremos el mensaje que queremos enviar.